vær praktisk

Tips til det praktiske

 

At søge fonde & legater er et stort arbejde, da der er mange dokumenter, som skal indsamles, tekster der skal skrives, og – ikke mindst – breve og mails med ansøgninger der skal sendes. Du kan spare meget tid ved at systematisere det praktiske arbejde i forbindelse med udsendelsen af dine ansøgninger.

Organisér dit arbejde

Du har udvalgt de fonde & legater, som er relevante for dig at søge. Du har fået udarbejdet en god motiveret ansøgning, et godt cv samt et budget, og du har selvfølgelig indhentet den nødvendige dokumentation. Du er nu klar til at gå i gang med at sende dine ansøgninger, så hermed et par praktiske tips til dig:

Lav alle dine indkøb på én gang

Du kan spare tid ved at lave alle dine indkøb på én gang. Køb følgende i det antal, som du forventer at skulle benytte:

Frimærker

Køb frimærker til storbrev på maksimalt 250 gram til Danmark. Hvis hele din ansøgning er mindre end 15 A4-sider kan du eventuelt bruge frimærker til storbrev på maksimalt 100 gram.

A4-kuverter med rude

Til hver ansøgning lægger du et følgebrev forrest. Følgebrevet indeholder fondens navn og adresse samt en liste over de vedlagte bilag. Opsæt følgebrevet, så adressefeltet passer med A4-kuvertens rude – og dermed slipper du for at skulle skrive adressen i hånden.

Printerpapir

Hvis du har din egen printer, så køb hvidt printerpapir i A4-størrelse. Du skal være forberedt på, at du kan komme til at bruge meget papir, da nogle fonde eksempelvis gerne vil have din ansøgning inkl. bilag i flere eksemplarer.

Tykt kvalitetspapir til CV’et

Vil du gerne skille dig lidt ud fra de øvrige ansøgere, så kan du eksempelvis bruge tykt kvalitetspapir til dit CV. Lad være med at eksperimentere med farver, papirformater og skrifttyper.

Papirklips

Fondens eller legatets administratorer foretrækker som regel papirklips fremfor hæfteklammer. De kan have behov for at skulle kopiere hele eller dele af din ansøgning og vil gerne undgå bøvlet med at skulle fjerne hæfteklammer.

Hold styr på dine dokumenter

For at bevare overblikket over alle dine dokumenter er det en god idé at oprette et mappearkiv på din computer:

  1. Lav en master-mappe, hvor du gemmer en master-version af alle dine dokumenter.
  2. Lav dernæst en mappe per fond eller legat, som du ansøger.
  3. Udarbejd et følgebrev til din ansøgning, der er stilet til hver enkelt fond eller legat (se Eksempel på følgebrev). Brug dit følgebrev som indholdsfortegnelse over dine bilag til fonden eller legatet. Selvom der er et ansøgningsskema, kan du stadig med fordel bruge et følgebrev. Vær opmærksom på, at fonden eller legatet kan bede om en specifik rækkefølge af bilagene.
  4. Gem en version af de nødvendige dokumenter inklusiv følgebrevet i fonden eller legatets egen mappe. Vær særlig opmærksom på, at der kan være behov for at målrette din motiverede ansøgning til hver enkelt fond og legat.

Klargør og send dine ansøgninger

Når det er tid til at sende ansøgninger, så skal du enten:

  • printe dine dokumenter samt pakke og sende per brev,
  • vedhæfte og sende dine dokumenter per mail, eller
  • vedhæfte og sende dine dokumenter via fondens eller legatets elektroniske ansøgningssystem.

Per brev

Er det planlagt, at du skal pakke og sende flere ansøgninger per brev på én gang, så find et sted, hvor du kan printe dokumenterne, og hvor du har plads til at lægge alle dokumenterne ud på bordet i bunker. Vær opmærksom på, at du kan have mere end 10 bilag til en ansøgning, så du har brug for et sted med god plads.

Brug dit følgebrev som indholdsfortegnelse og print og pak den første ansøgning.

OBS: Send altid kopier af dine dokumenter. De fleste fonde & legater returnerer ikke ansøgningsmaterialet, og dermed kan du miste dine originale dokumenter. Dog kan der være enkelte tilfælde, hvor fonden eller legatet kræver verificerede kopier, og dermed skal det være med den originale underskrift og stempel.

Per mail

Brug igen dit følgebrev som indholdsfortegnelse og vedhæft dokumenterne til din mail. Husk at navngive dokumenterne med samme navn som i følgebrevet, så det er nemt for fonds- og legatadministratoren at finde rundt i dine vedhæftede filer.

Per elektronisk ansøgningssystem

Følg fondens eller legatets anvisninger i det elektronisk ansøgningssystem. Ofte vil du både skulle vedhæfte bilag samt udfylde tekstfelter online. Hvis du eksempelvis ikke har mulighed for at vedhæfte dine motiverede ansøgning, så er det letteste at klippe bidder fra din motiverede ansøgning og kopiere dem ind i de dertil beregnede tekstfelter.

Generelt om ansøgningsskemaer

Mange fonde & legater bruger ansøgningsskemaer, fordi det gør det let for fonds- eller legatadministratoren hurtigt at vurdere, om ansøgeren falder inden for deres støtteområde.

I forbindelse med interviews med fonde & legater har flere administratorer fortalt, at mere end halvdelen af ansøgningerne bliver kasseret, efter at fonds- eller legatadministratoren har kastet et blik på første side af et mangelfuldt udfyldt ansøgningsskema. Derfor er det vigtigt, at du udfylder alle bokse eller henviser til bilag, hvis muligt.

Det er som regel tilladt at henvise til bilag på ansøgningsskemaet, så du blot kan vedlægge din motiverede ansøgning, dit CV, budget og så videre. Hvis du ikke må henvise til bilag, eksempelvis din motiverede ansøgning, så er det letteste at klippe bidder fra din motiverede ansøgning og derefter plotte dem ind i skemaet. Sørg for at skrive med en letlæselig håndskrift, hvis du er tvunget til at udfylde ansøgningsskemaet i hånden. Nogle fonde & legater kan vælge at kassere din ansøgning, hvis den er for svær at læse.

Vær grundig og overhold formalia

Det er altid en god idé at læse hver enkelt dokument grundigt igennem, før du sender ansøgningen. Det er typisk her, du fanger en tastefejl i dit CV eller en mindre regnefejl i dit budget.

Lad være med at sende dokumenter, som fonden eller legatet ikke har bedt om. Det er blot til gene. Sørg til gengæld for at medsende alle dokumenter.

Hvis du mangler et dokument, så er det vigtigt at du anfører, at du eftersender det. Det kan eksempelvis være dokumentationen for dit ophold på et udenlandsk universitet. Vær opmærksom på, at fonde & legater kan kassere din ansøgning, hvis du har glemt at medsende dokumenter.

Tidsforbrug

Når du har alle indkøb på plads og har organiseret alle dine dokumenter i dit mappearkiv, så skal du kun bruge ganske kort tid på at sende ansøgninger ud. Husk at holde din fundraising-plan opdateret, så du altid har overblik over, hvor langt du er i processen, og hvornår du skal sende ansøgninger ud igen.

5 hurtige tips

  • Lav en indkøbsseddel og køb papir, kuverter, frimærker mv. på én gang – det sparer dig meget tid

  • Lav altid et følgebrev til din ansøgning og brug den som din indholdsfortegnelse

  • Organisér dine dokumenter til dine ansøgninger i online-mapper

  • Send præcis de dokumenter som fonden eller legatet beder dig om – hverken flere eller færre

  • Læs altid dokumenterne igennem en ekstra gang, før du sender dem – på den måde fanger du slåfejl, et forkert fondsnavn eller lignende

Forventet tidsforbrug: 5 timer

Hent skabeloner og eksempler

Cookies og servicevilkår

Legatbogen anvender cookies for at give dig en god brugeroplevelse. Ved at bruge sitet accepterer du vores anvendelse af cookies samt vores servicevilkår. Læs mere.