Projektbeskrivelse

Vær visionær og realistisk i udarbejdelsen af din projektbeskrivelse, så fonde & legater bliver inspirerede til at støtte netop dit projekt. Den gode projektbeskrivelse giver fonde & legater et godt og hurtigt overblik over projektets baggrund, formål samt resultater.

Hvad er en projektbeskrivelse?

Den gode projektbeskrivelse skaber tryghed, da den demonstrerer dit overblik. Den giver læseren svar på alle hv-spørgsmålene: Hvad, hvorfor, hvordan, hvem og hvornår. Beskrivelsen skal altså give læseren et indblik i, hvad projektet handler om, hvorfor det er nyskabende og relevant, hvordan det skal realiseres, hvem der står bag, hvem det henvender sig til, samt i hvilken periode det forløber over. Projektbeskrivelsen skal give indsigt, men uden at være teknisk eller fagspecifik. Projektbeskrivelsen skal kunne læses og forstås af lægmænd og –kvinder, eksempelvis legatadministratorer, som ikke nødvendigvis har samme faglige baggrund som dig.

Projektbeskrivelsens opbygning

I det følgende får du inspiration til opbygning af en projektbeskrivelse, samt spørgsmål som kan være relevante at stille sig selv, når man skal i gang med at beskrive sit projekt. Der er naturligvis forskel på kravene til en projektbeskrivelse til eksempelvis et forskningsprojekt og et kulturprojekt. Sørg for, at du overholder de formalia, som fonden eller legatet måtte have til projektbeskrivelsen, og medtag de elementer fra nedenstående liste, som du vurderer er relevante for dit projekt. Nogle fonde & legater ønsker en projektbeskrivelse på maks. 2 sider, hvor andre tillader mange flere sider. Det er vigtigt, at du overholder de formelle krav og tilpasser indholdet i din projektbeskrivelse til antallet af sider. Det er også en god ide fremadrettet at benytte din projektbeskrivelse, som et redskab til fortsat at udvikle og styre dit projekt.

Titel og introduktion

Lav en kort, fængende og beskrivende titel. I introduktionen skal du med et par enkelte linjer kunne ’sælge’ projektets ide. Hvad er formålet med projektet, og hvad er de vigtigste elementer i dit projekt? Hvilken oplevelse ønsker du projektet samlet set skal formidle? Tænk på introduktionen som en udfoldet titel. Titel og introduktionen skal alene kunne give læseren et klart indtryk af, hvad projektet handler om.

Baggrund og ide

Ved at beskrive baggrunden og ideen giver du læseren et indblik i, hvad motivationen for og hvad intentionen bag projektet er. Det kan være et problem, som projektet vil kunne løse eller et behov, som projektet vil kunne dække. Altså, hvordan ideen er opstået, og hvad vil projektet kunne bidrage med?

Formål

Hvorfor igangsættes projektet? Hvad er din hensigt med projektet, og hvilke resultater ønsker du at opnå med projektet? Hvorfor skal netop dit projekt virkeliggøres?

Projektforløbet

Beskriv hvordan projektet skal forløbe. Hvilke aktiviteter vil finde sted? Hvordan, hvor og hvornår vil aktiviteterne blive afviklet? Beskriv ligeledes hvordan du vil imødegå eventuelle faldgruber og farer. Det er vigtigt, at du viser, at projektet er realistisk og robust, og at projektet ikke falder til jorden ved førstkommende udfordring. Hvordan undgår og/eller overkommer projektet udfordringerne? Er der mulige alternativer?

Mål og resultater

Beskriv hvornår projektet er en succes ved at opsætte nogle mål, som er konkrete og målbare. Da projektet meget gerne må være nyskabende og skal skille sig ud fra andre gode projekter, så sørg for at sætte ambitiøse mål som på samme tid er realistiske at opnå.

Organisation og samarbejde

Hvem står bag projektet? Hvor mange og hvilke personer er med? Er det frivilligt eller lønnet arbejde? Hvilke samarbejdspartnere er involveret? Hvordan er ansvaret for projektet fordelt?

Målgruppe og interessenter

Hvem er i målgruppen? Beskriv målgruppens alder, lokalitet og interesser, og hvad dit projekt tilbyder målgruppen. Hvordan bliver målgruppen inddraget i projektet? Hvilke øvrige interessenter er der i projektet?

Formidling og markedsføring

Skitser en formidlings- og markedsføringsplan. Hvem vil du kommunikere til? Hvilke medier og øvrige kommunikationskanaler vil du benytte dig af? I hvilken periode vil du lave formidlings- og markedsføringsinitiativer? Hvornår er formidlings- og markedsføringsplanen en succes?

Tidsplan

Hvornår skal hvilke aktiviteter afvikles?