Budget

Når du søger fonde & legater er budgettet et af de vigtigste dokumenter. I budgettet skal du vise, at du rent faktisk har behov for støtte fra fonde & legater, samt at behovet er så stort, at du får den størst mulige uddeling. Budgettet er samtidig et af de dokumenter, som mange er i tvivl om, hvordan de skal udarbejde. Her er nogle tips til de grundlæggende principper i opsætningen af budgettet.

Vær realistisk

Fonde & legater vil gerne støtte ansøgere, som har et reelt behov. Fonds- og legatadministratorer har en god forståelse for, hvilke udgifter der er forbundet med de projekter, som de støtter, og de er vant til at læse budgetter. Når du laver dit budget, så skal du være realistisk, og det kræver et grundigt forarbejde at lave et realistisk budget. Et budget består af indtægter versus udgifter, og det er differencen mellem disse to sider, som viser dit finansieringsbehov.

Estimer prisen på dit projekt

Det kan være svært at vurdere, hvad det koster eksempelvis at arrangere en koncert, en spejderlejr eller tage på et studie- eller praktikophold i udlandet. Du kan dog sagtens lave research på egen hånd, så du er i stand til at lave et fornuftigt overslag.

Afsæt tid til at lave grundige prisundersøgelser. Du kommer langt ved at lave dine forundersøgelser på nettet. Hvis du skal arrangere en koncert, så undersøg hvor meget du skal give i honorarer til musikerne og lydteknikeren, og hvad det koster at leje gear. Hvad koster det at leje busser og hytter til x-antal spejdere? Skal du studere i udlandet, så undersøg priser på dine flybilletter, din studieafgift med videre. Søg desuden inspiration og sammenlign dit budget med andre arrangørers eller studerendes budgetter.

Indtægter

Dine indtægtsmuligheder afhænger af hvilket projekt, du søger støtte til. Hvis du skal arrangere en koncert, så kan dine indtægtskilder være billetsalg, barsalg og eventuelt sponsorstøtte. Dine indtægter i forbindelse med spejderlejren kan være kontingenter og deltagerbetaling. Hvis du skal på et studie- eller praktikophold i udlandet, vil du som regel ikke kunne have et studiejob ved siden af dine studier eller din praktik, og derfor vil din SU typisk være din eneste indtægtskilde.

Udgifter

I dit budget skal du anføre de udgifter, som du har i forbindelse med selve projektet og de dertil knyttede aktiviteter. Foreninger der arrangerer spejderlejre kan ikke medregne deres faste årlige udgifter til vand, varme og husleje til klubhuset, og hvis du skal på studietur i udlandet, kan du eksempelvis ikke medregne din husleje i Danmark eller udgifter til indkøb af nyt tøj eller en ny computer.

Hvis du har ekstraordinære udgifter, så er det en god ide at skrive en kort forklaring i en fodnote til budgettet. Husk at redegøre for alle dine udgifter, så du ikke kommer til at ’snyde’ dig selv.

Hvis dine indtægter eller udgifter ændrer sig væsentligt, så kontakt altid fonden eller legatet.

Finansieringsbehov

Dit budget skal naturligvis afspejle, at du har et finansieringsbehov, som fonden eller legatet kan hjælpe dig med at få dækket. Fonden eller legatet kan maksimalt støtte dig med det, der svarer til dit samlede finansieringsbehov. Du skal ikke søge den enkelte fond eller legat om et specifikt beløb med mindre de beder om det, men blot angive dit samlede finansieringsbehov. Din anmodning om et specifikt beløb kan i værste fald betyde, at du modtager mindre end du egentlig havde mulighed for at få.

Vær opmærksom på, at størrelsen på den støtte, som du modtager fra fonden eller legatet ikke nødvendigvis hænger sammen med dit finansieringsbehov. Fonde & legaters bestyrelser har typisk udarbejdet retningslinjer for deres årlige uddelinger, og kan eksempelvis have fastsat bestemte støttebeløb til bestemte typer af aktiviteter, således at eksempelvis et praktikophold i Europa af tre måneders varighed støttes med 5.000 kr. og et udvekslingsophold i Kina af seks måneders varighed støttes med 10.000 kr.

Hvis du efter et endt ansøgningsforløb samlet set har modtaget et større beløb end dit finansieringsbehov, så kontakt straks fonden eller legatet.

Finansieringsmuligheder

I budgettet anfører du også dine øvrige finansieringsmuligheder. Vær dog opmærksom på, at dette beløb ikke skal medregnes som en indtægt, da det gør dit reelle finansieringsbehov mindre. Formålet med at anføre finansieringsmuligheder i budgettet er, at du viser, at du er seriøs og målrettet, og at du har et realistisk finansieringsbehov. Under finansieringsmuligheder anfører du poster som eksempelvis egenfinansiering eller en kassekredit.

Budgettets opstilling og poster

I dit budget skal du angive, hvilken periode det dækker over. Hvor mange dage strækker spejderlejren sig over? Arrangerer du en enkelt koncert eller er der tale om en koncertrække? Hvis du skal på et studieophold i udlandet, er det ikke tilstrækkeligt at skrive, at budgettet gælder for et studieår. Et studieår i England kan eksempelvis vare længere end et studieår i USA.

Lav dit budget enkelt og overskueligt ved at bruge de overordnede hovedkategorier: Indtægter, udgifter, finansieringsbehov og finansieringsmuligheder. Skriv desuden alle beløb i danske kroner og indsæt en eventuel kursberegning i en fodnote til budgettet.